¿Sabía que en Absys puedes crear o modificar ficheros del servidor( listados, estadísticas, cartas...) desde tu PC?
Como ya os habréis dado cuenta por los anteriores Sabías que...? Absys es altamente configurable. Muchas de las opciones son modificables en ficheros de textos, como es el caso de los ficheros de puntuación, listados, listados estadísticos, cartas, etc.
Para aumentar las posibilidades, estos fichero se pueden leer y modificar desde el cliente. La única restricción para acceder a estos fichero es que el usuario debe ser un usuario administrador de Absys.
De esta manera aunque el bibliotecario no tenga acceso al servidor de Absys, sí tiene la posibilidad de realizar cambios significativos en los ficheros de Absys, sin necesidad de acudir al informático.
En esta edición de este mes, vamos a explicar el funcionamiento general de este módulo sin entrar en cada una de las particularidades de los ficheros, ya que cada uno tiene una estructura diferente. Para saber la estructura del fichero que se desea modificar mejor dirigirse al manual del administrador.
Para acceder a los ficheros desde el cliente hay que ir a Administración / Labores de Administración / Edición de ficheros
Como se ve en esta imagen, la ventana tiene dos partes: el árbol de carpetas a la izquierda donde se agrupan los ficheros según su funcionalidad, y el apartado de edición a la derecha donde se visualizará los datos del archivo y su contenido.
Como hemos comentado antes en son muchos los ficheros que se pueden modificar desde edición de ficheros. Desde modificaciones en listados, puntuación y cartas de reclamación de préstamo a los lectores hasta añadir bases de datos de servidores Z3950 para la captura de registros.
Para explicarlo con un ejemplo, vamos a crear una nueva carta de notificación de reservas para avisar al lector que su reserva se ha activado y que tiene 3 días para sacarlo en préstamo.
Dentro de la ventana, nos movemos en el árbol de carpetas al apartado de Cartas y dentro de ella desplegamos Notificación de reservas, pinchando dos veces sobre el fichero que nos interesa., en este caso el primero.
Tomando como plantilla el primer modelo vamos a crear
uno nuevo 1. Para ello
pinchamos sobre el botón de añadir
. Ello supone hacer una
copia exacta del fichero, teniendo que modificar en el
campo Fichero editado el número que
permanece en color negro, (el texto con color rojo no
se puede modificar, ya que corresponde con la ruta y el
nombre del archivo en el servidor ).
Una vez cambiado, hacemos clic sobre el botón de
aceptar 
. A continuación, para
llevar a cabo las modificaciones pertinentes sobre
dicho fichero picaremos sobre el botón de
modificar 
.
En el caso del fichero de cartas de notificación de reservas (not_res.11), su estructura es muy sencilla. Solo tiene tres partes diferenciadas: FIRST={...}, DETAIL={...} y LAST={...}, que corresponden respectivamente con el encabezamiento de la carta y los datos del lector, los detalles del ejemplar , y la despedida.
Como se puede ver en esta imagen el FIRST contiene los datos del lector, que los coge directamente de la tabla de lectores y el texto inicial de la carta . Todo el contenido entre llaves es modificable. Se pueden quitar campos o añadir campos de lectores2 o simplemente adaptar el texto según nuestra conveniencia. En este caso lo vamos a dejar igual.
En las otras dos partes de la carta sí vamos a hacer cambios. En la imagen de abajo se observa lo que contiene por defecto.
Y le vamos a añadir más datos del libro, en este caso le hemos añadido los datos de publicación en DETAIL2 , y en LAST le vamos a indicar el tiempo que tienen de margen para sacarlo en préstamo antes de que caduque su reserva.
Una vez aceptados los cambios podremos hacer uso de esta
nueva carta.
Si en algún momento deseáramos, eliminar
o modificar el fichero creado, solamente habría
que seleccionarlo en Edición de
ficheros y pulsar sobre el icono de borrar
o modificar 
en función de lo que quisieramos hacer.
Notas
1 Aconsejamos, que cuando sea posible, en lugar de modificar el fichero seleccionado, se cree uno nuevo para conservar siempre el fichero que enviamos por defecto y de esa manera ir añadiendo nuevos.
2Lo nombres de los campos y lo que contienen vienen descritos en el manual del administrador.
Agustín Montes - amontes@baratz.es
Soraya García - sgarcia@baratz.es