¿Sabía que en Absys puedes ocultar algunos de tus fondos generados desde el módulo de series?
En la anterior edición comentamos la posibilidad de ver la información de los números generados desde el módulo de series de diferentes formas. En este caso vamos a hacer la operación contraria, es decir, no cómo podemos ver la información sino cómo podemos ocultarla y qué implicaciones puede tener esta acción sobre la información que ven los usuarios de nuestra biblioteca.
Para ello, como siempre, lo mejor es partir de un ejemplo. Así, tenemos una publicación periódica titulada "Revista Española de Derecho Procesal, Civil y Religioso" que se inició allá por el año 1950 y que además poseemos la colección completa. Si tenemos en cuenta que es una revista mensual, estamos hablando de más de 600 números en nuestro fondo. Si visualizamos esa información de números desde la ventana del cliente de Absys la lista puede llegar a ser casi eterna, aparte de los problemas que puede ocasionar en cuanto a la ralentización de la información ya que los datos son muchos.
Por supuesto, ocurre lo mismo desde el Opac Web, donde veremos la información desde comienzo a fin si abrimos la vista en detalle donde se nos muestra toda la lista de números:
Así pues, para estos casos (o cualquier otro que el bibliotecario considere de interés) se ha incorporado en la versión 6 de Absys una aplicación que permite ocultar parte de estos fondos para agilizar no sólo su gestión sino también su visualización. Así, se conseguirá lo siguiente:
Ocultar todo el histórico de los números anteriores, creando una mención de fondos indicando, con todo detalle, los fondos con los que se cuenta.
- Dejar únicamente la posibilidad de ver los detalles de los números del año en curso.
- Todo ello gestionando nuestras colecciones de fondos como lo hemos hecho hasta ahora.
- Es una operación completamente reversible, con lo que podremos dar marcha atrás siempre y cuando queramos, o volver a mostrar de forma puntual números ocultos siempre que lo necesitemos por alguna razón.
A continuación veremos cómo hacerlo.
Ocultar números
Una
vez llevado a cabo el proceso previo de gestión
de la colección (esto es: catalogación,
creación de la colección,
asignación de cronologías y
generación de números) procedemos, desde
"Recepción de series" a marcar
aquellos números que vamos a ocultar. Como hemos
dejado indicado con anterioridad, serían todos
excepto los del año en curso. Una vez hecho eso,
hacemos clic en el icono correspondiente:
Absys le preguntará si desea
generar una nota de fondos con los números
ocultados. Le recomendamos que acepte. Absys generará una nota
"estándar" indicando el año de
aparición del primer número ocultado
(1950) y del último (2002). No se preocupe si
este formato no es de su agrado, después veremos
que puede modificarse a su voluntad.
¿Dónde están mis números? ¡Quiero verlos!
Una vez que tenemos ocultos los números y generada una nota de fondos, la información se ve de esta forma tanto el cliente como en el Opac Web:
Como puede observarse es mucho más compacta, cómoda y rápida. Los números ocultos, mientras permanezcan en este estado es posible hacerlos visibles de forma puntual para que el bibliotecario pueda realizar cualquier tarea de mantenimiento, por ejemplo añadirle una nota relativa a su estado deteriorado. Esta visualización temporal no es posible realizarla en el Opac Web, pues los números permanecen ocultos hasta que se le ordene lo contrario al sistema.
Para visualizar de forma temporal los números ocultos basta con hacer clic simplemente en la opción "Ver ocultos", con lo que los fondos volverán a mostrársenos de forma completa. Una vez terminada la labor de mantenimiento podemos desmarcar de nuevo la opción "Ver ocultos" volviendo así a la situación anterior.
Si quisiéramos volver a poner visibles de nuevo
todos los números ocultados (o sólo un
grupo de ellos) bastaría con seleccionarlos y
hacer clic en el icono correspondiente. Hay que tener
en cuenta que si hay una mención de fondos
asociada habrá que modificarla para que la
información sea correcta.
No me gusta la mención de fondos, quiero modificarla
No hay problema. Para ello hay que hacerlo desde la pestaña de Fondos que se encuentra en Recepción de series. Una vez que hemos elegido el formato correcto lo incorporamos. Incluso podemos poner una nota pública y otra no pública por si se quiere poner alguna otra información adicional, como vemos en el ejemplo:
La nota pública será visible desde el Opac Web, mientras que la no pública en principio sólo sería visualizable para el bibliotecario exclusivamente desde el cliente de Absys.
Cuestiones a tener en cuenta
- Pueden crearse tantas notas de fondos como se quieran y no obligatoriamente por orden cronológico. Después es posible ordenarlas mediante la opción "Nº de orden".
- Absys crea las notas de fondo de forma automática a partir de la información de números ocultos pero no siempre tiene por qué ser así. Es decir, podemos crear una colección sin cronología y crear menciones textuales de forma manual para indicar a nuestros usuarios los fondos, sería una alternativa a la gestión de números de serie cuando la revista no tiene una periodicidad conocida o es completamente aperiódica.
- En el caso de que las notas de fondos hayan sido creadas a partir de números ocultos, si decidimos eliminar dicha nota los números seguirán ocultos hasta que no se le indique lo contrario al sistema.
- A la inversa, cuando desocultamos una serie de números que permanecían ocultos la nota creada no se elimina automáticamente, por lo que habrá de tenerse muy presente esta cuestión cuando trabajemos con las notas de fondos y los números ocultos.
- Las notas de fondos no sólo son útiles para la colección base, es probable que la biblioteca también encuentre interesante hacer menciones textuales de fondos para los suplementos e índices de las colecciones, aunque estos números no hayan sido creados mediante una cronología.
- El trabajo con las notas de fondos no se refleja en la visualización de números en el Opac Cliente, pero sí en el Opac Web. Sin embargo, si ocultamos una serie de números, éstos si permanecerán ocultos para el Opac Cliente.
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Jesús Castillo Vidal - jcastillo@baratz.es