¿Sabía que en Absys existe la posibilidad de aprender desde Internet cómo sacarle el máximo partido?
(Adaptación del artículo publicado originalmente en El profesional de la información, 2002, Mayo-Junio, v. 11, n. 3, pp. 204-208).
Una de las apuestas de para el año 2002 en relación a la oferta de servicios destinada a sus clientes, fue la incorporación en la Red de un ambicioso proyecto de autoformación en línea. En este sentido, el área de bibliotecas y más específicamente el grupo de profesionales que nos dedicamos a la formación hemos realizado, en estrecha relación con Ava Multimedia (que ha desarrollado la parte técnica del proyecto), un curso destinado a la autoformación de Absys y accesible desde la Red. El objetivo que se pretende conseguir es que aquellas personas que utilizan la aplicación puedan introducirse, en la medida que así lo deseen, en aquellos módulos que hasta ahora bien por desconocimiento o por miedo no lo habían hecho. Por supuesto, uno de los puntos más importantes que se quería conseguir es que cualquier usuario pueda acceder al programa del curso siempre y cuando lo necesite; y sobre todo, que lo haga cuando quiera y desde su propio centro de trabajo1.
Quienes nos dedicamos a la formación no pensamos que éste sea el único camino por el cual nuestros clientes accedan al aprendizaje del programa. Mientras no se demuestre lo contrario, la enseñanza presencial obtiene mejores resultados en cuanto que es más directa la comunicación entre profesor-alumno. Sin duda alguna, por muchas ventajas que nos ofrezca el e-Learning en la actualidad, no existe mejor método que la interacción entre personas para adaptar los contenidos del curso a las propias necesidades de quien lo ha solicitado. De nada sirve conocer qué permite hacer si antes nadie se ha preocupado de explicar qué posibles utilidades tiene una opción en concreto y cómo puede aplicarse a unas necesidades específicas.
La adquisición de conocimientos relativos al programa no se detiene en estos cursos (ya sean presenciales o a través de la Red) pues tampoco hay que olvidar uno de los procedimientos existentes para ello: la asistencia técnica de Absys. Aunque principalmente las consultas recibidas van encaminadas directamente a la personalización de la aplicación a las propias necesidades o a la resolución de complicaciones técnicas que puedan surgir, no es menos cierto que entre sus objetivos también está la solución a dudas relacionadas con el día a día del trabajo del profesional dentro de la biblioteca.
Así pues, ya son tres los mecanismos de los que poseen los usuarios de Absys para la puesta al día y la actualización de conocimientos de la aplicación: asistencia técnica, la enseñanza presencial y por último, el tema que nos ocupa, la formación on-line a través de la Red. Ninguno de estos tres métodos son incompatibles, antes todo lo contrario, se complementan uno a otro. Veamos a continuación con detenimiento el proceso de creación de este programa de e-Learning.
Actualización de la versión anterior
Este proyecto que se ha venido desarrollando en los últimos meses es en realidad la actualización y puesta al día, en cuanto a contenidos se refiere, de un curso de autoformación que ya se desarrolló por la empresa en anteriores años. Cuatro son, principalmente, las diferencias que presenta con respecto a su antecesor, a saber:
- En primer lugar el material presentado se refiere a la nueva versión de la aplicación disponible hasta el momento.
- Actualmente están presentes la totalidad de los módulos de los cuales se compone la aplicación. Este es un punto en el cual se ha puesto especial cuidado por varias razones. Los primeros sistemas integrados de gestión bibliotecaria fueron pensados de forma modular: solamente se implementaban en la biblioteca aquellos módulos más necesarios, y éstos eran, casi obligatoriamente los de catalogación y circulación.
Sin embargo, la propia evolución no sólo de las aplicaciones, sino del trabajo bibliotecario hacía necesaria la incorporación de nuevas utilidades y herramientas que fueran más allá que el propio control bibliográfico de los fondos y de los préstamos realizados. Aunque desde un principio Absys incorporaba módulos destinados a la gestión de pedidos y administración presupuestaria, así como al control de publicaciones periódicas, éstos no han sido tan ampliamente utilizados como los anteriores. Las razones son múltiples: desde que la biblioteca no controla el dinero del que dispone, hasta que los responsables del centro no han considerado conveniente su implementación a pesar de que por sí, el programa las incorpora desde el mismo momento de la instalación.
Como medida que favorezca la integración de estas nuevas aplicaciones y su uso por parte del bibliotecario, se han incorporado dentro del curso las herramientas básicas para su puesta en marcha y su uso desde el punto de vista más sencillo que pueda ofrecerse.
- Otra de las diferencias es que en este caso el objetivo no sólo es llegar a los usuarios de la aplicación en su versión monopuesto. Si en años anteriores éstos eran los destinatarios principales, actualmente también se pretende que lo sean aquellos que la utilizan en su versión cliente-servidor.
- Por último, y como diferencia principal, mientras el anterior curso se distribuía únicamente en soporte cd-rom, ahora está disponible a través de la Red lo que sin duda alguna amplía los posibles usuarios a los cuales queremos llegar.
Contenidos del curso
Antes de continuar es necesario puntualizar un hecho que, en opinión de los responsables que hemos desarrollado este material, nos parece muy importante. La utilización de las nuevas tecnologías en la enseñanza, sean cuales sean las circunstancias y contextos en los que se apliquen puede acarrear una serie de problemas derivados de un hecho indudable: la enseñanza no presencial no cuenta con la interacción directa entre personas (a no ser que se desarrollen mecanismos de comunicación síncrona, que no es el caso), sino que todo se desarrolla en un contexto en donde prevalece la atención de la persona sobre la máquina.
Es algo incontestable que durante ese proceso la concentración puede perderse porque la persona no cree de interés los temas tocados, o bien porque éstos son tratados de forma muy amplia, lo que puede conducir al cansancio, y lo que es peor: al aburrimiento. No tiene sentido desarrollar un curso tan amplio que nadie sea capaz de llegar hasta el final, o simplemente resulte casi imposible seguirlo en cualquiera de sus puntos. Sobre todo cuando, como veremos más adelante, existen otras opciones para que los usuarios que así lo deseen, profundicen en las utilidades de la aplicación.
Por esta razón, a la hora de desarrollar los contenidos de este proyecto de e-Learning se debieron de tomar una serie de decisiones encaminadas a determinar qué es lo que se quería conseguir y sobre todo, qué materiales iban a formar parte de él. Es algo evidente que ambas cuestiones están íntimamente relacionadas y no puede entenderse una sin la otra cuando lo que se está persiguiendo es la formación de personas.
1. Objetivos que se pretenden alcanzar.
En esta primera versión del proyecto de formación en línea, las metas fueron heredadas del curso anterior ya comentado (cd-rom): permitir la puesta a punto de la aplicación para, de esta forma desarrollar el trabajo diario dentro de la biblioteca. Tal y como ya se ha dejado dicho, no se ha pretendido sustituir los cursos de formación presencial que durante años se vienen desarrollando entre todos los clientes. Más bien todo lo contrario, uno de los objetivos es que el curso en línea sea, en la medida de que así se considere oportuno por parte de quien utiliza la aplicación, un complemento del presencial, en donde se tocan temas más profundos.
Por supuesto otro punto de interés es el hecho de que quien trabaja diariamente con Absys tenga un lugar en donde poder resolver sus pequeñas dudas. Tal y como está diseñado no es necesario ni mucho menos realizarlo por completo en todas y cada de sus partes, sino que cada uno de los temas se encuentra dividido en varios capítulos para que sea el usuario, en última instancia, quien decida qué es lo que le interesa aprender.
Por otra parte, al ser desarrollado íntegramente mediante animaciones Flash, pueden abrirse fácilmente sin una pérdida considerable de tiempo por parte de quien lo está visualizando. Por esta razón es posible ver en pantalla, paso a paso, cual es el procedimiento correcto para realizar cualquier acción dentro de la aplicación de forma amena, guiada e interactiva, pues en ocasiones el programa sólo responde en el caso de que sea el usuario quien realice la operación que se le está solicitando en un momento dado.
Por último, no hay que olvidar el proceso de expansión que ha iniciado la empresa en el último año, con la apertura de oficinas en Panamá, las primeras instalaciones de Absys en el cono sur de América así como la reciente inauguración de la delegación en México. Todo ello, unido al hecho de que ya disponemos de instalaciones en otros países como Francia o Portugal, hace posible que otros clientes (alejados geográficamente del lugar en donde se encuentra la sede central) puedan acceder a materiales en línea de calidad siempre y cuando así lo deseen.
2. Materiales.
Una vez fijados los objetivos, el siguiente paso era diseñar el material con el cual iban a conformarse los diferentes temas en los que estaba dividido el curso. En este caso es preciso dejar claro que aunque se partía de un material anterior (cd-rom) no ha sido solamente un proceso de traslado de información de un soporte a otro.
Por este motivo era necesario ampliar los materiales ya existentes, aunque como ya se ha comentado siempre teniendo claro que dentro de un contexto de conocimiento rápido y esencial de la aplicación. Así pues, se decidió incorporar dos nuevos módulos a los ya tratados en el curso anterior: el de adquisiciones y el dedicado a la gestión y control de publicaciones periódicas. De esta forma, es posible que con este proyecto queden reflejados todos y cada uno de los puntos en los que se divide la aplicación:
- Catálogo: búsqueda y visualización, catalogación, trabajo con ejemplares.
- Circulación: lectores, préstamos, devoluciones y reservas.
- Adquisiciones: control presupuestario, realización de pedidos.
- Control de series en todos y cada unos de sus puntos.
3. Autoevaluación.
Cuando se habla de e-Learning no podemos quedarnos en la mera presentación de materiales disponibles en internet por mucho que podamos llamarlos educativos, interactivos o cualquier otro adjetivo tan en boca de todos últimamente. Si no existe un valor añadido, algo más a parte de un temario presentado de forma gráfica, no podríamos aplicarle este calificativo.
En este caso, y como desde un principio se
desechó la posibilidad de una
comunicación síncrona entre alumno y
profesor (volvemos a recordar la posibilidad de acceder
a la resolución de problemas desde asistencia
técnica que se ofrece a aquellos clientes que la
solicitan) se hacía necesaria la
incorporación de un método (en este caso
heredado y ampliado de la edición anterior del
curso) que permitiese evaluar los conocimientos
adquiridos. De esta forma se desarrollaron para cada
tema, una serie de cuestionarios cuyo objetivo final es
que la persona que realiza el curso pueda comprobar si
ha comprendido parcial o completamente la
lección que acaba de recibir. Una vez
respondidas todas las cuestiones se ofrecen los datos
con el número total de respuestas contestadas de
forma positiva. El objetivo de esta evaluación
personal es claro, evidentemente está en manos
del propio profesional la decisión de repetir o
no aquellas partes que no ha entendido al completo, en
última instancia es él quien decide; sin
embargo siempre es necesaria una comprobación en
relación a la comprensión de los
materiales.
Notas
1. Para poder acceder a los contenidos del curso es necesario poseer un nombre de usuario y password de acceso, para ello es imprescindible ser cliente de Absys y poseer un servicio de mantenimiento en vigor.