¿Sabía que en Absys puede gestionar sus publicaciones de forma rápida y automatizada?
Uno de los módulos que presenta Absys para la gestión de los fondos es el referente al control de las publicaciones periódicas. Su funcionamiento es ligeramente diferente al resto de los módulos que integran la aplicación. La razón de por qué es así es simplemente por la propia naturaleza de las revistas.
Este material, por sus características innatas lo convierten en un tipo de fondo cuya gestión y control lo hacen especialmente diferente del resto de documentos que componen el catálogo. En este punto es conveniente dejar indicado que no nos vamos a centrar en la mera catalogación y creación de la ficha bibliográfica, sino que el objetivo es intentar comprender cómo utilizar este módulo pues su funcionamiento requiere de una serie de pasos iniciales que no podemos obviarlos si queremos sacarle el máximo partido a la aplicación. Por último, y a modo de colofón gráfico, intentaremos solventar un pequeño ejemplo en donde veremos la forma de gestionar un título de revista en diferentes sucursales y con diferentes fondos en cada una de ellas.
Pero, antes de nada, es necesario familiarizarnos con la terminología propia que Absys aplica a la información que se gestiona-parametriza dentro de este módulo.
Terminología básica
- Series:
- se corresponden con las publicaciones periódicas. Es conveniente no confundir con el concepto de serie cuando hablamos de monografías, ya que en este caso nos referimos a colecciones editoriales.
- Periodicidad:
- parámetro que establece la regularidad de una serie. Pueden definirse tantas como se necesiten, no siendo obligatorio crear una por cada título de revista. Por ejemplo: si tenemos dos revistas mensuales (12 números al año), como pueden ser: Fotogramas y Muy interesante, no tenemos por qué desarrollar una periodicidad para cada una pues ambas pueden compartirla.
- Texto de numeración:
- texto que acompaña a la serie y que incluye información de cómo lo numera quien lo publica. No es un dato obligatorio, por lo que en definitiva será el propio bibliotecario quien decida si le interesa o no incluir este dato. En el caso de que decida incorporar esta información, deberá ser todo lo consistente posible y estar en consonancia con la propia publicación.
- Colección:
-
conjunto de números distintos de una
publicación periódica que pertenecen a
una sucursal.
- Si recibimos dos ejemplares del mismo título de revista, cada uno de los números que se reciben pertenecerá a una colección diferente.
- Siguiendo con el punto anterior, si nuestra red se compone de tres sucursales y en cada una de ellas se recibe y gestiona la publicación periódica con Absys, cada una de esas sucursales tendrá una colección propia, existiendo un total de 3, cada una con una gestión de sus fondos independiente.
- Cronología:
- es la definición de la vida de una serie. Una misma serie puede tener varias cronologías pero sólo una de ellas estará activa, lo cual es lógico: durante el mismo periodo de tiempo una revista sólo puede tener una periodicidad. Para poder asociar una cronología a una colección es imprescindible que haya una periodicidad definida. Anteriormente se ha mencionado que dos revistas pueden compartir cronologías diferentes, pues bien, es en este momento, al crear la cronología, cuando se asocian titulo con periodicidad. Antes de realizar este proceso ambos conceptos no tienen una relación establecida entre ambos. Este concepto va unido en Absys al de numeración (que vemos en el punto siguiente) y en última instancia al de modelo de visualización, que es la forma en la que queremos ver la información de cada número.
- Numeración:
- es la forma en la que se numera una serie e incluye dos conceptos : número y volumen.
- Suscripción:
- en el caso de que la compra de la revista se lleve a cabo mediante una suscripción realizada a un proveedor en particular, y así queramos reflejarla en nuestro sistema para le gestión del presupuesto, podemos definir tantas suscripciones como tengamos. Para ello es necesario dar de alta una serie de datos de parametrización que ya se han llevado a cabo desde otros módulos de Absys: proveedores, cuentas, partidas presupuestarias, etc.
Haz clic aquí y verás una
presentación (Power Point) en donde podemos ver
de forma más gráfica la relación
entre estos componentes.
Una vez que estés viendo las diapositivas, si
quieres verlas a pantalla completa haz clic en este
icono que se encuentra en la parte inferior izquierda:
Ejemplos
Con el fin de entender mejor algunos de estos conceptos, vamos a ver y a distinguir, entre ejemplos de algunas cabeceras, entre las distintas partes. Para ello seguiremos la siguiente convención:
|
Numeración |
Textos de Numeración |
Año |
|---|
- Revista A: N. 1, enero 1993
- Revista B: Año 1, n 1, 1997, Julio
- Revista C: N.1, primavera- 1990
Proceso completo de introducción de series en Absys
De forma esquemática los pasos a seguir, cuando queremos gestionar de forma completa nuestras colecciones desde Absys son los siguientes:
- Catalogación de la serie a controlar
- Definir la periodicidad
- Definir el texto con el que aparece su numeración
- Dar de alta a la colección
- Predefinir la cronología
- Definir sus posibilidades de encuadernación
- Dar de alta los ejemplares en caso de que quieran prestarlos
- Introducir los datos de la cronología
asociada a la publicación periódica:
- Incluir periodicidad
- Incluir texto de numeración (si lo hubiera)
- Incluir numeración: Número y volumen (si lo hubiera)
- Generar los números: Recibidos-Pendientes
- Recibir los números de la serie que hemos generado como pendientes
- Poner como pendientes números previstos que estaban generados como recibidos
- Recibir números no previstos
Haz clic aquí y verás una presentación animada (Power Point) en donde es posible ver paso a paso todo el proceso.
Una vez que estés viendo las diapositivas, si quieres verlas a pantalla completa haz clic en este icono que se encuentra en la parte inferior izquierda
Gestión de series en Absys sin periodicidad definida (variable)
En el caso de que las colecciones no tengan una periodicidad definida, o ésta sea tan variable que no seamos capaces de reproducirla, los pasos a seguir son menores y la gestión se hace de forma más sencilla. Sin embargo, perdemos la gran ventaja de tenerlo todo automatizado pues el programa no genera los números (no tiene datos específicos para ello) y es el bibliotecario quien, en última instancia, tiene que generar cada uno de los números. Los pasos a seguir son:
- Catalogación de las series a controlar
- Dar de alta a la colección. En este caso no se crearía ninguna cronología, pues no hay datos de periodicidad al respecto
- Generar y recibir los números de la serie de forma unitaria cuando llegan al centro
Dar de alta las suscripciones
- Capturamos el título de la colección a la que nos queremos suscribir
- Añadimos la información de la suscripción y de los costes
- Asociamos la información de la suscripción a la colección que queramos
- Activamos la suscripción
Jesús Castillo Vidal - jcastillo@baratz.es