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Gestión de la Calidad en las bibliotecas: norma ISO 9001

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1. Gestión de la calidad en las bibliotecas

La Calidad es el conjunto de propiedades y características de un producto o servicio que repercuten en la capacidad de la biblioteca para satisfacer las necesidades expresadas o implícitas de los usuarios. Es un concepto relativo, dinámico y cambiante. Hay que tener en cuenta no sólo el servicio o el producto, sino los atributos asociados a ellos: rapidez, conductas de personal: no sólo el qué sino el cómo.

La Gestión de Calidad en las Bibliotecas implica un proceso de compromiso para la mejora continua desde una perspectiva integrada de los conceptos de Calidad, medio ambiente, salud y seguridad laboral, junto con otros aspectos financieros, humanos, éticos y de integración sociocultural. La Gestión de la Calidad define la política de la biblioteca, los objetivos, las evaluaciones, a priori y a posteriori, de los datos recogidos para desembocar en acciones correctivas y preventivas adecuadas. Este proceso de revisión constante es el que consigue la Calidad en la biblioteca.

Es necesario definir la política de Calidad que deberá contar con el compromiso explícito de la biblioteca para trabajar con Calidad a partir de ese momento. Se debe comunicar al personal y también públicamente a los usuarios y a la comunidad. Una comunicación externa obliga a comprometerse formalmente.

Los principios de la política de Calidad han de ser conocidos y compartidos por los empleados y estar consensuados con la administración gestora de la biblioteca.

El trabajo con Calidad no ha de ser teórico, ni alejado de la realidad. Se tiene que desarrollar un trabajo, con unos objetivos y unos ritmos compatibles con el funcionamiento diario de la biblioteca y que el personal los pueda asumir y seguir con regularidad.

Hemos de proponer unos objetivos de Calidad equilibrados con nuestros recursos y posibilidades, que sean ambiciosos para que motiven e impulsen al personal.

Comunicar, consensuar, compartir con todo el equipo de la biblioteca. Se ha de desarrollar un sistema de Calidad con pasión y convencimiento y saber trasladarlo a las personas de la biblioteca para que compartan la ilusión por mejorar su trabajo y por ser partícipes de estos logros.

1.1. Calidad de la comunicación

Un punto susceptible de entrar en la gestión de Calidad es la Comunicación. La biblioteca comunica diariamente en su quehacer cotidiano, interna y externamente. Cuando se habla de comunicación en la biblioteca pública, se hace desde dos puntos de vista complementarios:

1.2. Calidad orientada a la satisfacción del cliente

Principalmente la Gestión de la Calidad irá orientada a la satisfacción del cliente. Existe pues un trabajo previo, que ya se ha comentado anteriormente en este documento, que pretende conocer la realidad entre los servicios que la biblioteca da y los que espera el usuario.

Se debe estudiar cuáles son los clientes a los que dirigirse, para ello se tomarán criterios de segmentación y se dirigirán las estrategias de comunicación externa que se hayan concretado previamente.

Una biblioteca debe conocer y atender según sus necesidades a su público:

La biblioteca tendrá que cubrir las necesidades y expectativas detectadas en los clientes con programas de Calidad.

La Calidad de un servicio o de una biblioteca siempre la define el cliente. Es decir, que por muchas certificaciones de Calidad que se tengan, si el usuario no está satisfecho, la biblioteca no trabaja con Calidad. Por tanto, Calidad y orientación al cliente son conceptos que van íntimamente vinculados.

Para satisfacer a los clientes no basta con eliminar los motivos de insatisfacción o de quejas, es necesario asumir una actitud pro-activa que conduzca a identificar los atributos de Calidad que tienen impacto en la satisfacción del usuario.

En una biblioteca pública se debe atender como mínimo las siguientes expectativas:

Esta lista de ejemplos dista mucho de ser exhaustiva. Cada biblioteca ha de identificar la imagen y la percepción que tienen sus usuarios de los servicios que ofrece y aquello que realmente desean. Debe trabajar continuamente para acortar la distancia entre ambos.

La evaluación permite conocer el grado de satisfacción que los usuarios tienen de los servicios que se prestan, permite un análisis más veraz y real de los datos que se poseen, llegando a interpretar posibles causas de falta de éxito, necesidades específicas y todo ello para que la biblioteca pueda dar una respuesta constructiva. Se debe seleccionar la técnica de evaluación más apropiada para el proceso o servicio que se desea estudiar, pensando a quién se dirigirá el estudio.

Existen varios tipos de evaluaciones, se debe seleccionar y aplicar aquella que realmente se adecua. Los tipos de evaluación son:

La encuesta es uno de los instrumentos más adecuados para medir tanto el grado de satisfacción que los ciudadanos en general, y los usuarios directos en particular, tienen de los servicios bibliotecarios, como su opinión. Se destaca la encuesta de opinión y la encuesta de satisfacción, esta última puede ser descriptiva o analítica.

A la vez existen otros métodos de evaluación para conocer el punto de vista del cliente, como son los grupos de discusión, las entrevistas personales, la gestión de reclamaciones y sugerencias, etc.

2. Calidad-Normativa: norma ISO 9001

2.1. Procesos de certificación de Calidad

Las bibliotecas pueden acogerse a tres procesos de certificación de Calidad que son:

Estos procesos de certificación comparten ciertos objetivos de Calidad:

2.2. NORMA ISO 9000

Cuando hablamos de "certificar" tenemos que tener presente que existen dos tipos de certificaciones:

La "implantación" de un sistema de Calidad significa sistematizar un conjunto de acciones para implementar, controlar y mejorar los procesos de trabajo. En un modelo, como el marcado por las normas ISO, las acciones que hay que realizar para lograr la implementación del sistema de Calidad son:

Para que un Sistema de Calidad funcione tiene que cumplir las siguientes características:

¿Cómo implementar un sistema de Calidad en la biblioteca pública?.

Iniciarse en la implementación de un sistema de Calidad implicará contar en principio con el apoyo de una consultora. El inicio de la Certificación ISO con su ayuda, conlleva las siguientes fases:

Las Normas ISO 9000 para la gestión de Calidad.

El comité Técnico ISO/TC 176 fue creado con la finalidad de elaborar normas par la gestión de la Calidad en las empresas. De todas las normas elaboradas por este organismo las más conocidas has sido las de la serie ISO 9000 que incluye:

La norma vigente en la actualidad es la ISO 9001:2000 que deroga a las anteriores ISO 9001, 9002 y 9003. Así actualmente están en vigor:

Si la biblioteca pública desea certificar con las normas ISO, se tiene que acoger a la ISO 9001:2000, que está orientada a dar satisfacción al cliente e incluye algunos de los principios de la filosofía de mejora continua.

Las normas ISO 9000 no sólo miden la Calidad de productos o servicios, sino que establecen las necesidades para sistematizar y formalizar, documentándolos, procedimientos básicos de la organización.

Cómo iniciar la implementación del modelo ISO 9001:2000.

Los pasos a dar para iniciar este proceso son:

Ventajas, inconvenientes y costes de la Certificación ISO 9001:2000.

Cuando una organización desea certificarse con la norma ISO 9001:2000 tiene que tener en cuenta las ventajas y los inconvenientes que ello le reportará como organización. Entre la ventajas cabría señalar:

Algunas de las desventajas podrían ser:

Los procesos de Calidad también conllevan costes que se podrían regular estableciendo un control para lograr una mejor gestión presupuestaria, establecer el valor del servicio prestado y tomar decisiones. Por nombrar algunos:

Elementos clave para obtener la Certificación ISO 9001:2000.

La clave principal para la obtención de la Certificación ISO 9001:2000 es la elección de una buena consultora. La biblioteca pública sólo ha de seguir las indicaciones de la consultora e invertir los recursos necesarios para redactar la documentación. Para obtener la Certificación es necesario tener en cuenta como elementos claves:

Mantenimiento de la Certificación ISO 9001:2000.

Lo primero a tener en cuenta es que no se trata de un certificado que se consigue una vez y sirve para siempre. Cuando la biblioteca lo haya obtenido tiene que mantenerlo.

En general se mantiene también la Consultora que ha ayudado a obtener el Certificado porque el Sistema de Gestión de Calidad es algo dinámico.

Se irán realizando auditorías externas que evaluarán periódicamente la biblioteca para mantener el Certificado e identificarán las medidas preventivas o correctoras que sean oportunas.

Cualquier modificación en la forma de trabajo implicará la modificación del procedimiento redactado dejando constancia en el Manual. Las revisiones de la documentación estarán controladas y numeradas, y el responsable de Calidad debe archivarla y conservarla por un periodo de tres años.

Es necesario un cambio de mentalidad a nivel global sobre todo si lo que se desea es iniciarse con el trabajo en Mejora Continua, sistema que realmente ayuda a mejorar y a optimizar los servicios.

Los Indicadores en el Sistema de Gestión de Calidad.

El objetivo de un sistema de indicadores es medir el grado de funcionamiento de la organización con vistas a proponer acciones de mejora e ir evaluando el impacto en el tiempo de estas acciones.

Los indicadores en un sistema de Calidad sirven de herramienta para evaluar la Calidad y la eficacia de los servicios de una biblioteca, así como valorar la eficiencia de los recursos asignados a esos servicios y actividades. Hay indicadores de diversos tipos:

Cada sistema de indicadores es propio de cada biblioteca y de cada situación.

Elementos de los Indicadores.

Los indicadores tienen la forma física de una plantilla. En cada uno de ellos es indispensable que estén presentes los siguientes elementos:

  1. Nombre del indicador: se refiere a lo que representa, por ejemplo "Libros no encontrados o extraviados".
  2. Proceso: se refiere al proceso sobre el que se construye el indicador, por ejemplo "Adquisiciones".
  3. Responsable: tiene que constar en cada indicador la persona responsable de su mantenimiento.
  4. Criterio de aceptación: es el margen de error tolerado. Es diferente para cada indicador y acordado de antemano con el auditor.
  5. Objetivo: se refiere a lo que pretendemos saber con el indicador.
  6. Período de validez.
  7. Método de medida: se refiere a las dos medidas que ponemos en funcionamiento. Por ejemplo, en el indicador "libros no encontrados o extraviados" podría ser "Nº de libros no encontrados o extraviados / fondo en préstamo) * 100".
  8. Frecuencia de medición: puede ser mensual, trimestral, anual, etc.

Criterios para la aplicación de Indicadores.

Para utilizar un indicador en una biblioteca debemos asegurarnos de que reúne la características recogidas por la norma ISO 11620:

El uso de los indicadores tiene limitaciones, no se pueden obtener valores óptimos a la vez en todos ellos. Los resultados se deben interpretar con cuidado, asegurándose que no ha habido errores de muestreo o subjetividad en las mediciones y teniendo en cuenta que también influye el comportamiento de los usuarios.

Bibliografía

Resource Description Framework (RDF)

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