Las redes de bibliotecas públicas y su automatización: algunas realidades
Hace ya tiempo que las bibliotecas, y los profesionales que en ellas desarrollan su trabajo, han llegado a la convicción de que no disponen de medios ni recursos suficientes para gestionar y satisfacer las necesidades de sus usuarios, los lectores. Por ello, hoy más que nunca, es necesaria la cooperación interbibliotecaria y la conjunción de esfuerzos en busca de soluciones para facilitar el acceso al cada vez más ingente volumen de información.
La biblioteca pública como entidad abierta a la comunidad en la que se integra y a cuyo servicio se encuentra y, quizá, influenciada por ello, tiende a unirse con otros centros, para superar su aislamiento, ofrecer un mayor servicio al ciudadano dentro de la sociedad de la información, y, de esta manera, evitar, en lo posible la aparición de "nuevas" desigualdades sociales en el acceso a ésta.
Fruto de estas relaciones, compartir recursos entre bibliotecas es un elemento de integración, se crean los llamados sistemas de bibliotecas y las redes de bibliotecas que en el caso español prácticamente coinciden.
Un sistema de bibliotecas es aquel que se desarrolla de arriba hacia abajo, creando un marco común y unos mecanismos de relación para organizar y extender el servicio de la biblioteca en un marco geográfico determinado. Cuentan con una base normativa dictada por la autoridad competente y unos órganos de dirección y coordinación que orientan el desarrollo del sistema, del que forman parte los que determina esa autoridad o se adhieren a él. Por otro lado, están las redes de bibliotecas, que, aunque, en principio, tienen estructuras más igualitarias y menos jerarquizadas que los sistemas, en el caso español, son similares a los sistemas de bibliotecas puesto que se trata de estructuras impuestas y organizadas desde arriba en la que participan tanto centros independientes como dependientes de la misma institución.
En ambos casos se establecen pautas y normas que afectan tanto al trabajo técnico de los fondos (catalogación y clasificación) como a su conservación o circulación (préstamo a domicilio o préstamo interbibliotecario) o a la formación del personal destinado a estas labores. En general estos sistemas y/o redes se organizan jerárquicamente en forma piramidal y, las relaciones horizontales, entre elementos del mismo nivel, apenas existen, si no es en el caso de los catálogos colectivos cuya elaboración y mantenimiento es una función asignada en la mayoría de las leyes a las bibliotecas autonómicas y que supone un trasvase continuo de información desde la base a la cúspide del modelo organizativo.
Según la legislación actual vigente, y en mayor o menor medida según las CCAA, está en manos de los gobiernos autónomos la coordinación de los sistemas bibliotecarios, la creación de redes de bibliotecas, la gestión del ISBN y del Depósito Legal, la realización de las bibliografías regionales, ... y, es en este marco donde se han impulsado y desarrollado la aparición de las primeras redes informatizadas de bibliotecas públicas de cuya muestra son ejemplos los sistemas establecidos, entre otros lugares, en la comunidad autónoma de Valencia, Andalucía, Aragón, Navarra o País Vasco.
Una red de bibliotecas debe cubrir los siguientes objetivos:
- el acceso rápido y eficaz a la información bibliográfica y de referencia,
- asesoramiento técnico en todos los procesos bibliotecarios,
- colaboración en los procesos técnicos ofreciendo un servicio de catalogación centralizada que cuente además con acceso a fuentes de información externa (vía Z3950, publicaciones electrónicas ...),
- dotación del equipamiento y el lote bibliográfico así como favorecer el desarrollo de la colección bien en forma de ayuda económica bien mediante dotación directa de fondos así como un servicio de orientación mediante la elaboración de una selección bibliográfica periódica,
- colaboración técnica en la automatización de las bibliotecas,
- actividades de extensión bibliotecaria, actividades de promoción de la lectura, ...
- cooperación en la formación y reciclaje de su personal gracias a la organización de cursos y seminarios para mantener al día los conocimientos de los bibliotecarios en un momento en que los cambios tecnológicos son constantes.
El trabajo en red (son pocos los estudios teóricos al respecto tanto en la bibliografía internacional como nacional) de las bibliotecas públicas necesita una profunda reflexión en torno a las funciones que deben asumir cada una de las partes integrantes en la red y la distribución de sus servicios especialmente de cara a la automatización de éstas y a la aplicación de un sistema integrado de gestión de bibliotecas extendido (SIGB-ext). La implantación de este sistema necesitará de una fuerte inversión inicial (normalmente sólo asumible por administraciones autonómicas o estatales) y de la adecuación de las infraestructuras, especialmente las redes electrónicas, en cada uno de los centros que constituyen la red.
El trabajo en red necesita de una fuerte coordinación y de una clara definición del modelo organizativo (que tenga en cuenta la distribución de competencias entre las diferentes administraciones que entran en juego) y de los recursos técnicos, económicos y humanos disponibles. La cooperación debe constituirse en el punto de partida para el desarrollo y elaboración de productos documentales y servicios de información que permita que los ciudadanos accedan a un mayor volumen de información. El desarrollo y la "socialización" de las nuevas tecnologías de la información suponen un reto para las bibliotecas públicas y los profesionales bibliotecarios que deberán superar, entre otros escollos:
- la falta de conocimientos para comprender y explotar los nuevos avances tecnológicos,
- la competencia frente a un coste mínimo de los servicios vía WEB independientemente de la calidad real de la información obtenida, y,
- el continuar aferrados a unos modelos de organización y trabajo, en algunos casos, decimonónicos.
Un virtual modelo de distribución de servicios, en una red de bibliotecas automatizada, y, en la base de un catálogo único (habría que hablar mejor de un sistema de información documental) tendría que tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Agentes implicados en el diseño y planificación del modelo de los servicios y parámetros del sistema. Deberá determinarse quiénes serán los responsables en la red de cara a la adopción de normas comunes para la catalogación, clasificación e indexación de los materiales bibliográficos y/o autoridades, elaboración de normas comunes en la gestión de la red (políticas de préstamo, tipificación de los elementos del sistema, diseño de productos documentales ...)
- Definición y mantenimiento de los niveles de acceso al sistema integrado de gestión bibliotecaria de los bibliotecarios bien a procesos técnicos y administrativos como a éstos últimos solamente.
- Elaboración de los manuales de procedimiento necesarios para la homogeneización de los procesos técnicos y administrativos en las bibliotecas.
- Definición y mantenimiento de productos documentales (catálogos, listados, guías de lectura, bibliografías recomendadas ...)
- Definición y mantenimiento de modelos estadísticos que ayuden en las labores de selección y adquisición de nuevos fondos, en el establecimiento de perfiles de lectura, ...
- Definir y mantener modelos de evaluación de los servicios que se ofrecen para valorar el grado de satisfacción de éstos entre los ciudadanos.
Como conclusión cabe señalar que la creación de redes de bibliotecas tiene y tendrá repercusiones para las bibliotecas y los profesionales que trabajan en ellas así como para los usuarios. Si en el primer caso se comparten esfuerzos de trabajo y financieros para los segundos se abren nuevas y más posibilidades de recuperación de la información y facilidades en la obtención de documentos. Si la automatización de las bibliotecas ha supuesto una reducción de los costes del trabajo tradicional sin disminuir la calidad de los servicios, la aparición de las redes de bibliotecas supone la aplicación de criterios de racionalidad y eficacia así como la consagración de la cooperación como principio básico de trabajo renunciando, en mayor o menor medida, a la autogestión en beneficio de unos servicios y prestaciones comunes. La integración en una red, a la que debe sumarse de forma voluntaria, supone asumir y acatar una serie de normas comunes y comprometerse a desarrollar la función o funciones que tenga adjudicadas dentro de la red. Sin embargo, no son sólo ventajas lo que implica la participación en una red ya que hay que tener en cuenta la pérdida de independencia en la gestión bibliotecaria, las escasas o nulas posibilidades en la asunción de particularidades de cada centro así como la dependencia de las telecomunicaciones y/o de los servidores centralizados o la necesidad de depurar los registros bibliográficos y/o de autoridades dada la disparidad de los catálogos preexistentes (niveles diferentes de catalogación, formas diversas de inserción de autoridades, uso de diferentes listas de materias ....)
En los próximos años se producirá, por tanto, un profundo cambio de orientación en las labores de los profesionales de la información. Se pasará de los trabajos tradicionales de catalogación y clasificación a la profundización en los lenguajes y sistemas de recuperación así como en la formación de usuarios. Actuarán como consultores remitiendo a los usuarios a los fuentes de información que puedan satisfacer sus necesidades, recuperando información compleja, instruyendo en la elaboración de ficheros electrónicos, formando a los usuarios en la recuperación de la información ...,es decir, primarán las tareas referidas a la referencia e información bibliográfica así como a la formación de usuarios.
Todas las administraciones deberán asumir sus responsabilidades y asignar los recursos necesarios para establecer y mantener un servicio moderno y gestionarlo de manera eficaz. Muchos de los municipios no pueden afrontar con sus recursos el coste de financiación que supone las prestaciones de una biblioteca "moderna". El establecimiento de acuerdos de colaboración, el reparto de funciones entre centros son formas de aprovechar mejor los recursos y que los ciudadanos disfruten de un servicio completo y ágil de biblioteca pública.
Algunas realidades: Andalucía, Cataluña, Comunidad Valenciana y País Vasco.
Estas son algunas de las comunidades autónomas en las que o bien, es ya, una realidad, la existencia de una red de bibliotecas informatizadas, o bien, como el caso de Cataluña está en ciernes, ya que recientemente la Diputació de Barcelona, la Generalitat de Catalunya y el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya han formalizado un convenio interadministrativo de colaboración en el que se establecen los términos y las condiciones para llevar a cabo la contratación del suministro de un sistema de gestión bibliotecaria para la Red de Bibliotecas Municipales de la provincia de Barcelona, las redes territoriales de Girona, Lleida y Tarragona y las bibliotecas integradas en el Consorci de Biblioteques Universitàries.
Con puntos en común y diferencias el resultado en estos momentos es el siguiente:
Andalucía
El Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentación está constituido por la Consejería competente en materia de bibliotecas y de centros de documentación, el Consejo Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentación y los siguientes centros:
- La Biblioteca de Andalucía.
- Las bibliotecas públicas del Estado-bibliotecas provinciales.
- Las bibliotecas públicas municipales y supramunicipales, así como los servicios bibliotecarios móviles del mismo ámbito.
- Las bibliotecas universitarias y sus centros de documentación.
- Las bibliotecas escolares y las restantes bibliotecas y centros de documentación de competencia autonómica y uso público.
- Las bibliotecas y centros de documentación de titularidad privada que se incorporen al Sistema, de acuerdo con lo establecido en la Ley y en su desarrollo reglamentario.
Para cumplir sus fines, el Sistema se estructura en una biblioteca central, la Biblioteca de Andalucía, y dos redes: la Red de Bibliotecas Públicas de Andalucía y la Red de Centros de Documentación y Bibliotecas Especializadas de Andalucía.
La Red de Bibliotecas Públicas de Andalucía, cuya presentación a la prensa se llevó a cabo el día 15/03/2004, inicia su andadura a finales del 2003 y, en estos momentos, se integran en ella más de 200 bibliotecas.
Ofertan un catálogo de más de 800.000 títulos y 2.500.000 ejemplares con un volumen de préstamo mensual en torno a los 120.000 movimientos sobre un total de algo más de 600.000 lectores.
En los próximos meses está prevista una nueva integración en el sistema de unas 70 bibliotecas.
Se pueden consultar sus fondos en la dirección http://www.juntadeandalucia.es/cultura/b/absys/abnopac/ y cuentan con un foro en el que los bibliotecarios pueden descargar documentación, plantear consultas, etc. ... en http://www.juntadeandalucia.es/cultura/b/foro/index.php.
Catalunya
Las bibliotecas públicas en Catalunya tienen una larga tradición de trabajo en red. Prueba de ello es que este trabajo ha permitido, entre otros hitos, la creación de catálogos colectivos, las subscripciones colectivas a bases de datos y publicaciones electrónicas, la organización de recursos web y la posibilidad de compartir software. Precisamente, y en esta línea, como ya hemos mencionado más arriba, se ha firmado un convenio interadministrativo entre la Diputació de Barcelona, la Generalitat y el CBUC para la gestión de las principales redes de Catalunya y sus programas cooperativos.
Desde la década de los 80 se ha producido una fuerte modernización de las bibliotecas catalanas no sólo en lo que respecta a equipamientos sino también a la renovación de los fondos bibliográficos y servicios así como en lo que se refiere a las tareas de coordinación y cooperación entre las bibliotecas municipales y las universitarias. Las primeras se agruparon en torno a 2 grandes redes; una de ellas gestionada por la Diputació de Barcelona (Servei de Biblioteques de la Diputació de Barcelona y el Consorci de Biblioteques de Barcelona) y la otra por la Generalitat (para el resto del territorio), y, las segundas, las universitarias, formaron el Consorsi de Biblioteques Universitàries de Catalunya, en 1996, entre cuyas actividades destacan: el catálogo colectivo (CCUC), el préstamo interbiblioteca, la Biblioteca Digital de Cataluya ....
Desde los inicios de los años 90 las principales redes de bibliotecas de Catalunya usaban el mismo software (VTLS) pero en el año 2001 se hacía ya patente la necesidad de cambiar de sistema de gestión y adoptar uno para toda Catalunya cuyo objetivo final sea estructurar el conjunto de bibliotecas catalanas en un sistema coordinado que proporcione al ciudadano toda la información que necesite. Por este motivo, se ha convocado un concurso público (publicado en el B.O.E. en marzo pasado) para la contratación del suministro de un nuevo sistema de gestión bibliotecaria. En esta misma línea el Gobierno de la Generalitat de Catalunya aprobó un acuerdo en julio del pasado año para "la mejora y modernización del sistema bibliotecario de Cataluña en el período 2004-2007".
Este acuerdo, además de, manifestar la importancia de las bibliotecas como instrumentos que garantizan el acceso democrático e igualitario a la información, constata la necesidad de tener un acceso global a la información y, de, estructurar el sistema bibliotecario de tal forma que se produzca la interrelación entre todas las bibliotecas catalanas. En dicho acuerdo se han establecido como objetivos:
- el fomento de la agrupación de las bibliotecas en redes y del trabajo cooperativo,
- el fortalecimiento de los instrumentos bibliotecarios colectivos,
- la contratación conjunta de recursos electrónicos,
- coordinar y seleccionar de forma conjunta los sistemas automatizados que gestionan los servicios bibliotecarios,
- iniciar los trabajos para crear el Catálogo Único de Catalunya ....
Comunidad Valenciana
El programa de informatización de las bibliotecas valencianas, que arranca en septiembre del 2001, es un programa de la Dirección General del Libro, Archivos y Biblioteca de la Consellería de Cultura y Educación de la Generalitat Valenciana que cuenta con el soporte del Servicio de Informática de la propia Consellería.
Se concibe con la idea de dotar al conjunto de las bibliotecas públicas valencianas de un sistema de gestión bibliotecaria común que permitiera:
- la creación de un catálogo colectivo fruto de la unión de los catálogos ya existentes que permitiera una visión global del fondo bibliográfico de las bibliotecas públicas valencianas,
- creación de un fichero de lectores común y la generación de un único carné que permitiera a los ciudadanos de esta comunidad utilizar los servicios de préstamo con un mismo carnet de biblioteca,
- la gestión de todas los procesos técnicos y administrativos mediante el uso de la misma aplicación informática,
- salida a consulta pública por internet de los catálogos de las bibliotecas que se fueran incorporando a la red.
El punto de partida fue dispar. Algunas bibliotecas carecían de catálogo informatizado y las que contaban con él estaban utilizando diferentes sistemas de gestión bibliotecaria por lo que una vez decidida cuál sería la aplicación informática adoptada lo primero que se llevó a cabo fue la fusión de estos catálogos particulares que tenía por objetivo evitar la innecesaria duplicidad de registros. Esta labor de fusión se topó con una serie de problemas "informáticos" y otros de carácter más general. Entre los primeros cabe señalar el uso de juego de caracteres distinto en los registros, campos de cabecera e información codificada vacíos, registros sin estructura MARC, ... Entre los segundos el más importante la ausencia de una codificación homogénea para la identificación de los ejemplares, lectores ... que implicaba la necesaria conversión de esta tipología.
Una vez llevada a cabo esta tarea para generar un catálogo en línea real además de dotar al sistema de un software y hardware centralizado era necesario dotar, a las bibliotecas que participarían en el programa, de las infraestructuras informáticas adecuadas, mimando especialmente el aspecto de las telecomunicaciones (líneas punto a punto, bandas anchas de conexión a Internet ...) que se configuró y se configura como un aspecto vital para el desarrollo de estas redes bibliotecarias informatizadas. Además se creó un equipo de trabajo cuya misión fue y es generar las normas comunes y la documentación necesaria para el trabajo en red. Estos documentos están disponibles públicamente a través de internet en la dirección http://www.cult.gva.es/docs y se refieren tanto a la codificación de la tipología de ejemplares, lectores, etc., como al reglamento de préstamo o la guía de uso del OPAC WEB entre otros.
Tras las sucesivas fases de fusión e integración, y, a fines del 2004 son un total de más de 200 bibliotecas las que participan en la red ofreciendo a los usuarios más de 2.000.000 de ejemplares con una media mensual de 110.000 préstamos para un total de más de 250.000 lectores.
País Vasco
En el año 1990 se aprueba la "Ley de Patrimonio Cultural Vasco" con el fin de diseñar una política cultural que siente la base jurídica sobre la que debe descansar el régimen de protección del patrimonio cultural vasco. Así, se crean los Sistemas Nacionales de Archivos, Bibliotecas y Museos a los fines de coordinación y para rentabilizar esfuerzos y diseñar las respectivas políticas culturales.
En el año 2003 desde la Dirección del Libro y Bibliotecas del Departamento de Cultura se apuesta por la creación de una red bibliotecaria que echa a andar definitivamente en mayo del 2004, y, que tiene como objetivo primordial integrar en esta red a todas las bibliotecas municipales de la Comunidad Autónoma de Euskadi. En Marzo del 2005 participan ya más de 100 bibliotecas públicas de las cuales más del 70% tenían ya sus catálogos informatizados. Desde los primeros años de la década de los 90 y en función de un programa de subvenciones a los ayuntamientos que los solicitaban la mayor parte de las bibliotecas municipales vascas estaban ya informatizadas, por lo que fue necesario, en primer lugar, establecer unos criterios previos para fusionarlos y evitar, en lo posible, la duplicidad de los registros. Al mismo tiempo se procede a la unificación y definición de los parámetros para la identificación de los ejemplares y los lectores, las políticas de préstamo, etc... de cara al establecimiento de una codificación común para todas las bibliotecas integrantes en la red y, que, obliga a éstas a la adecuación de sus anteriores codificaciones a las nuevas.
Además de compartir y participar de las ideas de la creación y mantenimiento de un catálogo en línea y de un solo carné de lector uno de los proyectos más ambiciosos que se acomete es la normalización y bilingüización de los registros de autoridad a partir de una base de datos en la que trabajaban responsables del Servicio del Libro y Bibliotecas desde unos años atrás. La base de datos de autoridades tiene en estos momentos más de 268.000 entradas admitidas de las cuales unas 100.000 están ya bilingüizadas. Básicamente este proceso de bilingüización consiste en el desdoblamiento de los encabezamientos principales (campos T1XX) y secundarios (T7XX) así como de las entradas de materia (campos T6XX). Para el primer caso se usan etiquetas T9XX (campos de uso local creados para llevar a cabo esta doble gestión) mientras que en el caso de las materias éstas se doblan, según proceda, en su correspondiente campo T6XX.
Actualmente, su presentación oficial tuvo el lugar el pasado 16 de marzo, se puede consultar el catálogo en línea en la dirección www.liburutegiak.euskadi.net/katalogobateratua, la base de datos de autoridades bilingües en la dirección www.liburutegiak.euskadi.net/aubi y el catálogo colectivo en el que participan otras entidades como la Universidad de Deusto, la Universidad del País Vasco, la Fundación Sancho el Sabio... en la dirección www.liburutegiak.euskadi.net/bilgunea
Bibliografía
- Catálogo en linea del SNBE http://www1.euskadi.net/libro_bibliotecas/libroybibliotecas/01default.htm
- Omella Claparols, Ester y Permanyer Bastardas, Jordi: "La estructuración de una red municipal de biblioteca pública "
- Omella Claparols, Ester; Permanyer Bastardas, Jordi; Reyes Camps, Lourdes: "Los planes municipales de bibliotecas: contextualización y situación en Cataluña". BID, nº 8, junio 2002 , http://www.ub.es/bid/08omella2.htm
- Red de Lectura Pública Valenciana http://xlpv.cult.gva.es/files/Artredelec.pdf
- Saorín Pérez, Tomás "Los portales bibliotecarios: gestión automatizada de bibliotecas y sistema de información público en Internet"
- Selgas, Joaquín; Armario, Fernando: "Sistemas y redes de bibliotecas públicas en España" en http://www.fundaciongsr.es/bp/bp03.htm
Alasne Martín - alasne@baratz.es