Experiencias
Proyecto de automatización de las Bibliotecas Judiciales y la organización de su Catálogo Colectivo
El Catálogo Colectivo de las Bibliotecas Judiciales que se está elaborando gracias a la iniciativa del Centro de Documentación Judicial (Cendoj) del Consejo General del Poder Judicial (Cgpj) tiene como fin proporcionar la información pertinente sobre los temas relacionados con la judicatura. Entre los objetivos concretos que se pueden destacar:
- Promover el uso y la participación de los jueces y los magistrados en el mundo de la documentación judicial al facilitar un punto de acceso a la información de interés general y a la de actualidad en dicha área, proporcionando a su vez el sistema y los medios para que se pueda acceder a ella.
- Fomentar la cooperación entre el mayor número de sedes para elaborarla y difundirla, para compartir, repartir y diversificar la oferta de este tipo de sistemas.
La construcción del catálogo colectivo se planteó según proyectos de catalogación (control de fondos) y reconversión que tuvieran como fin principal la carga en el sistema automatizado en uso de los catálogos manuales en un tiempo no demasiado largo y con unos costes lo más bajos posibles.
Este diseño se elaboró como respuesta a la gran variedad de las situaciones documentales:
- los usuarios (jueces y magistrados) afectados.
- los estudiantes (Escuela Judicial), investigadores y en definitiva un gran número de usuarios con prácticas y necesidades diferentes.
- las bibliotecas, los medios y las responsabilidades están dispersas (diversas administraciones, transferencias, etc.) y
- los niveles y sistemas de informatización muy distintos, así como la falta de personal con conocimientos en el ámbito de la documentación.
La actuación más innovadora de este proyecto y su repercusión principal, sobre todo si se tiene en cuenta el aislamiento y la compartimentación del entramado bibliotecario del mundo de la Judicatura, en el paso de la concentración de la información a la dispersión, de la propiedad a la accesibilidad, de la falta de inercias a la cooperación, del concepto de biblioteca local al global. En definitiva, del almacenamiento de la información a su gestión.
Ante esta situación se barajaron dos soluciones técnicas para crear la red: la posibilidad de un catálogo colectivo y la de uno de carácter distribuido. Tras diversas consideraciones y estudios se optó por la primera opción, a pesar de ser conscientes de las dificultades que ello iba a conllevar, tanto de orden político (era preciso la adopción de un mismo sistema de automatización), como de naturaleza económica. A ello se debía sumar el problema que ocasionaba la implementación escalonada en el período temporal más breve (téngase en cuenta que se está hablando de 190 bibliotecas judiciales en la actualidad).
Consideraciones sobre la conectividad
El problema principal que presenta el proyecto desde un punto de vista técnico es la dispersión, y aunque no sea tan crucial, también hay que tener en cuenta la diversidad existente tanto en la accesibilidad que las bibliotecas puedan disponer para un recurso compartido como en las necesidades funcionales que puedan exigir en función de los diferentes modos de trabajo.
El acceso al catálogo colectivo es uno de los servicios que Cendoj ofrece tanto al entorno judicial como a los usuarios externos en general y como tal ha de integrarse en la infraestructura técnica del centro.
Encaja perfectamente en el esquema de conectividad porque la problemática que presenta esta última es la misma que se tomaba como punto de partida a solucionar. Así, la descripción de la solución técnica adoptada comienza por la definición del esquema de conectividad en el que se sustenta.
Dentro de los diferentes servicios que va a ofrecer a sus usuarios, y teniendo en cuenta los problemas a los que se ha de enfrentar, algunos de ellos ya mencionados, es posible separarlos básicamente en dos tipos:
- Aquellos ofrecidos únicamente a usuarios del entorno judicial y que podrían denominarse como privados.
- Servicios a los que puede acceder cualquier usuario, se encuentre o no en el contexto judicial, es decir, los considerados como públicos.
En el conjunto de los usuarios debe de hacerse otra distinción, ahora desde el punto de vista de la conectividad, dividiéndolos también en dos grandes grupos:
- Los aislados que englobarían, además de personas individuales, a pequeñas redes locales de un reducido número de usuarios que acceden de forma colectiva utilizando en ambos casos o la RTC o servicios tipo GSM o Isdn.
- Los pertenecientes a grandes redes corporativas que acceden a los recursos a través de enlaces globales establecidos con la red del Cgpj.
Para satisfacer las exigencias de conexión de todo este espectro que se articula como combinación de esas dos tipologías, se ha optado por utilizar tres de los servicios que Telefónica ofrece, cuya conjunción permite cubrirlas en su totalidad:
- Infovía plus directo soluciona la problemática de ofrecer acceso a usuarios aislados, pertenecientes al entorno judicial, distribuidos en todo el territorio nacional. Se accede a la red Ip de Telefónica por cualquiera de los puntos de acceso que existen, y la llamada es redireccionada al Cendoj, donde el usuario es validado por medio de un servidor Radius que permite asegurar, al menos, que quien accede a los servicios conoce una cuenta de acceso y el password correspondiente. Disponer de un ordenador, un módem y una línea telefónica es suficiente para utilizar los servicios del Cendoj desde cualquier punto de la geografía española, aunque también puede hacerse, como ya se ha mencionado, a través de Isdn o desde un terminal del GSM. Pequeñas redes aisladas también podrían utilizar este mecanismo de conexión para acceder de forma conjunta, economizando los medios ya que serían compartidos.
- El servicio Interlan permite construir una red virtual, con circuitos virtuales. Básicamente consiste en utilizar la infraestructura de Telefónica, la denominada red UNO, para establecer sobre ella otra privada que conecte el Cendoj con otros organismos dotados de grandes redes corporativas o, que sin ser de gran entidad, necesiten un gran ancho de banda que permita obtener una mayor optimización de los servicios ofrecidos por el Cendoj. La empresa proveedora ofrece una conexión de calidad, privada, confidencial y segura entre redes.
- Por último se ha contratado el servicio de acceso a y desde internet donde se van a proporcionar algunos de los recursos del Cendoj, a través del cual accederán los usuarios anónimos desde cualquier lugar, normalmente servicios de carácter público.
Físicamente su contratación se traduce en dos enlaces Frame relay, uno para el acceso desde Infovía e internet y otro para Interlan, cuyos caudales respectivos se irán adecuando a la evolución de los modos de acceso. En principio, y debido a la falta de infraestructuras en gran parte de las bibliotecas que conforman la red, la distribución de los anchos de banda se decanta hacia los accesos desde Infovía pero a medida que éstas mejoren, tenderá a primar los accesos corporativos, con la idea de conseguir una futura red judicial.
Independientemente del origen del acceso, estará controlado por un firewall, dispositivo de seguridad, que restringe el acceso a y entre las diferentes zonas de la red del Cendoj y además controlará el mecanismo de validación de los usuarios que entran en ella.
El establecimiento de zonas de seguridad en la definición del esquema de conectividad en el que se engloba el Cendoj se ha realizado teniendo en cuenta la privacidad o nivel de garantía que se debe mantener para cada una de ellas. Esta diferenciación es un reflejo directo de los servicios ofrecidos por el centro. Así, se definen tres entornos de control:
- zona pública de acceso no restringido, o de servicios públicos, a la que podría acceder cualquier usuario desde internet,
- área de acceso validado o de confianza, o también red de servicios judiciales, correspondiente al contexto judicial en el que los usuarios que acceden están validados o provienen de otras redes con las que se está conectado de forma segura y en la que se "confía",
- sector privado, que engloba a la actual red del Cgpj consistente en una estrella con centro en su sede de Madrid y que concentra, por medio de conexiones punto a punto, la Escuela Judicial de Madrid, la de Barcelona y el Cendoj en una sola red.
Soluciones adoptadas.
Una vez resuelto el problema de la conectividad para el conjunto de usuarios y al mismo tiempo para las bibliotecas judiciales, era necesario encontrar un sistema que permitiese gestionar el catálogo colectivo de forma que se diese cabida a todas las bibliotecas con todas sus peculiaridades (tanto desde el punto de vista de la accesibilidad como de las necesidades funcionales de sus métodos de trabajo). En cuanto a este último aspecto, hay que resaltar a su vez que ha de ser capaz de adaptarse a los diferentes usos que el bibliotecario haga de él e incluso a la capacidad y conocimientos que presenten los diferentes usuarios.
Para mantener el catálogo colectivo se utiliza el sistema documental Absys, adquirido en diciembre de 1998. Desde el punto de vista técnico se hará hincapié en dos cuestiones:
- Una breve descripción de los métodos de almacenamiento de la información que se utiliza, diferenciando el tipo de información según el modelo de almacenamiento, y
- Los modos de acceso que ofrece el sistema.
La base (registros Marc) se mantiene utilizando un modelo de gestión documental basado en BRS/Search. Se pueden hacer búsquedas complejas sobre el texto completo gracias a su potencia en la creación y manejo de índices de búsqueda.
El resto de la información necesaria para la administración del sistema, se adecua a un modelo de gestión de bases de datos relacionales (Oracle). En este modelo, los datos se reorganizan de forma mucho más rígida a modo de tablas, registros y campos.
Los datos en ambos modelos han de estar sincronizados de forma que la información global gestionada por el sistema mantenga en todo momento un estado de coherencia. Por este motivo se ha de evitar cualquier interacción aislada sobre uno de ellos dadas las posibles repercusiones.
Modos de acceso al catálogo.
Se realiza a través de un modelo de conexión cliente-servidor, basado en protocolos tcp-ip. Así mismo, se establecen diferentes opciones que permiten al sistema adecuarse al tipo de conexión (accesibilidad física, ancho de banda, etc.) y a las exigencias en cuanto a utilización y capacidades de los diferentes tipos de usuario. Básicamente están comprendidos en dos grupos:
- Los que utilizan protocolos propietarios para implementar el modelo cliente-servidor. Es decir, utilizan tcp-ip para mantener una comunicación según sus propias normas
- Aquellos que utilizan protocolos estándar tipo web. El sistema también permite el acceso a la información bibliográfica utilizando http.
Las diferencias que más interesa destacar entre ambos conjuntos son, por un lado el nivel de interactividad entre cliente y servidor y por otro la exigencia de ancho de banda, ambos muy relacionados y que a su vez son los que van a establecer en gran medida el ámbito de utilización de los diferentes modos de acceso.
Protocolos propietarios.
Dentro de este grupo, el principal modo de acceso es el
módulo cliente, que ofrece toda la funcionalidad
y permite realizar tanto labores de
administración y de mantenimiento como de simple
consulta. Estará reservado a bibliotecarios
experimentados capaces de aprovechar al máximo
todas las posibilidades o servicios que el sistema
ofrece.
Evidentemente cuantos más recursos, la capacidad
de transferencia de información así como
la infraestructura subyacente ha de ser mayor. El
segundo modo de acceso propietario es el módulo
Opac. Desde el punto de vista de sus exigencias de
ancho de banda, ambos necesitarían en principio
una conexión de calidad al servidor.
Protocolos tipo web.
Dentro de este apartado, son análogos a los ya descritos siempre teniendo en cuenta que, lógicamente, la funcionalidad ofrecida no puede ser la misma, debido principalmente a las limitaciones de ancho de banda y consecuentemente de interactividad. Por contra, ofrecen la ventaja de que su ámbito de aplicación es prácticamente ilimitado.
Se ha desarrollado un modo de acceso web "equivalente" al cliente que va a permitir una mínima gestión documental por parte de los bibliotecarios con menos experiencia y cuyo único requisito de software es un navegador web. Las capacidades de este módulo se reducen a la gestión de ejemplares, lectores y préstamo, permitiendo sólo generara una precatalogación. Asimismo, el modo análogo al Opac es el de consulta web tradicional, que hace posible consultar el catálogo desde cualquier punto de internet.
La diversidad existente en cuanto a modos de acceso a la información es ideal para adecuar el sistema al esquema de conectividad del Cendoj, condicionado por los distintos tipos de usuario y centros pertenecientes a la red de bibliotecas judiciales. Así, al asignar los diferentes mecanismos de acceso se pueden diferenciar aquellas bibliotecas de gran entidad en las que existe personal cualificado y que necesitan tener un control privilegiado sobre los fondos del catálogo. Los gestores de estas bibliotecas - en principio las de Cgpj y aquellas con las que se establezca una comunicación de calidad y en general integradas en las grandes redes corporativas que se conectan a la red a través de Interlan - utilizarán el módulo cliente como herramienta de trabajo.
El resto - que no entran dentro del rango anteriormente descrito, bien por falta de cualificación del personal a cargo de las mismas o por una accesibilidad limitada al servidor- conforman el conjunto de sedes para las que la gestión a través del web se considera la herramienta más adecuada. Serán en general pequeñas bibliotecas que gestionarán y mantendrán sus fondos y lectores aprovechando los recursos generados por las más importantes de la red.
Aunque no se ha mencionado hasta ahora, el sistema ofrece un modo de acceso adicional basado en el protocolo Z39.50. El soporte hardware del sistema reside en una máquina Sun, modelo Ultra enterprise 250, con 256 M de memoria RAM y de 9G de capacidad de disco. Como sistema operativo utiliza la versión de Solaris 2.5.1 (Unix). Esta máquina será el centro de la red de bibliotecas judiciales, contendrá y mantendrá toda la información del catálogo, sucursales, préstamos, etc. y los usuarios accederán a ella utilizando los canales de comunicación de que dispongan.
Consideraciones sobre la seguridad
La oferta de servicios dirigidos además de al entorno judicial a usuarios pertenecientes al "mundo exterior", hace necesario garantizar un cierto nivel de seguridad, lo más fiable posible. La variedad de modos de acceso obliga a diversificar los puntos de control de seguridad, no tanto por la confidencialidad ni el carácter crítico de los datos sino para evitar los accesos no deseados que puedan degenerar en intrusiones perjudiciales para el resto de los sistemas que componen la red.
En general y para todos los recursos, el mecanismo de garantía interna que se aplica se basa en un dispositivo cortafuegos cuya función principal es permitir el acceso desde el exterior a las distintas redes o ámbitos de seguridad mencionados anteriormente y a su vez mantener la separación entre ellos. Existen controles y filtros complementarios, anteriores al firewall junto con otros más específicos realizados por los servicios concretos.
Como ejemplo veremos los diferentes niveles de seguridad de acceso al catálogo colectivo de las bibliotecas judiciales, siendo equivalente a cualquiera de los servicios. Obviamente son los usuarios externos los que han de pasar los controles más exhaustivos; a los internos sólo se les aplican los controles específicos del servicio. En cuanto a los primeros, dependiendo del origen de su acceso, superan diferentes filtros.
- Desde los organismos a través del servicio Interlan se confía en primera instancia en los controles de salida que la organización remota de acuerdo con el Cendoj aplique a la salida de sus usuarios. Además, el propio servicio Interlan garantiza una conexión segura y privada,
- El acceso de usuarios aislados por medio de Infovía plus directo, es validado por medio de un servidor Radius y asegura una conexión tunelizada entre los puntos de acceso y el Cendoj.
- No existe ningún control previo de los que acceden desde internet.
A partir de este punto el firewall ejecuta su política de seguridad sobre los accesos. Las reglas que aplica restringen la utilización de los modos de acceso al catálogo sólo a los entornos y usuarios autorizados.
En última instancia es el propio servicio el que controla el acceso, ya sea Absys, o el servidor http para los accesos de tipo web. Las bibliotecas de órganos judiciales sin un esquema de red establecido, en general accederán como usuarios validados a través del servicio Infovía plus directo.
Por último, las bibliotecas englobadas en redes corporativas podrán utilizar el servicio Interlan para conectarse con el Cendoj y acceder al catálogo colectivo. La mayor capacidad de este tipo de conexión permitirá utilizar los modos de acceso que más ancho de banda precisan y por tanto mayor calidad de servicio proporcionan.
Proceso de implantación
En julio de 1999 se dio el primer paso para la conformación de un fondo bibliográfico inicial que consistió en la conversión de los catálogos automatizados bajo sistemas "ad hoc" de las dos sedes del consejo de Madrid y Barcelona a formato estándar Ibermarc. Con ello se comenzó creando un pool bibliográfico lo más amplio posible con la suma, previa depuración de duplicados, de los tres catálogos del consejo, es decir: la sede de Madrid (el más amplio), la Escuela Judicial de Barcelona y el del Centro de Documentación Judicial con sede en San Sebastián que ya se encontraba normalizado desde su origen.
Posteriormente se han ido añadiendo mediante procesos de reconversión los documentos pertenecientes a la biblioteca del Tribunal Supremo. En ella, se debe diferenciar tanto la parte correspondiente a la sección de reserva (considerado así hasta 1900 y realizada mediante convenio con el Ministerio de Educación y Cultura y dentro de las actuaciones del Catálogo Colectivo de Patrimonio Bibliográfico Español), como el resto del fondo posterior a esta fecha y actualmente en uso. Este pool inicial es el que se ha usado y se viene utilizando (dado que se incrementa continuamente con las nuevas incorporaciones) como fuente bibliográfica para los procesos de catalogación del resto de las sedes que se van incorporando al catálogo.
En la actualidad se han incorporado las sedes correspondientes a: las tres sedes del consejo, Tribunal Supremo, Audiencia Nacional (sedes de contencioso-administrativo y civil-penal), la red de bibliotecas judiciales del País Vasco, la red de bibliotecas judiciales de Madrid (Audiencia Provincial, Decanato de los Juzgados de Madrid, Tribunal Superior de Justicia), y el Tribunal Superior de Justicia de Castilla-La Mancha.
A lo largo del segundo semestre del año 2000, se van a añadir las bibliotecas de los Tribunales Superiores correspondientes a la Comunidad Valenciana, Cataluña, Andalucía, Extremadura, Aragón, La Rioja, Murcia, Canarias y Baleares.
Conclusión
En el proceso de construcción de la sociedad de la información ha llegado el momento de dejar de hablar de proyectos de modernización y comenzar a llevar a cabo implantaciones sistemáticas allí donde más posibilidades haya de producir un efecto dinamizador. La implantación de recursos informáticos y de telecomunicaciones en bibliotecas judiciales debe ser una acción continuada y decidida para conseguir estos objetivos.
Si al difusión y la circulación de la información es algo básico en cualquier biblioteca, en una especializada constituye la razón misma de su existencia. La incorporación de las nuevas tecnologías en estos procesos está produciendo una revolución en las organizaciones, favoreciendo el acceso rápido a la información interna y externa, formal e informal, obteniendo el máximo rendimiento de la ya existente y evitando su fragmentación.
Artículo publicado en "El profesional de la información", vol. 9, núm. 7-8, jul.-ag. 2000, pp. 22-24,26-28 con el título "Acceso vía web del catálogo colectivo de la red de bibliotecas judiciales".
Julián Lasa Jáuregui y Iñigo Sanz de Ormazábal - Centro de Documentación Judicial. Consejo General del Poder Judicial.